Modèle économique du RPA, technologie d’automatisation de tâches digitales

Pourquoi adopter ce type de solution pour gagner en productivité et en agilité ? Quels sont les autres bénéfices de cette technologie ? Comment se décider à la déployer ?

Tout d’abord, de quoi parle-t-on ?

Le Robotic Process Automation est une technologie qui permet d’automatiser des tâches répétitives que nous devons mener sur nos PC. Cette technologie est développée par plusieurs éditeurs logiciels depuis le début des années 2000. On compte parmi ces leaders : UiPath, Automation Anyware, Blue Prism et Microsoft.

A quoi ça sert ? Toutes les entreprises ont leurs process internes, process qui assurent d’une part leur bon fonctionnement, mais qui peuvent s’avérer consommateurs de temps et de précieuses ressources. L’idée du RPA est de reproduire le comportement d’un humain sur son PC et d’automatiser les tâches pertinentes, pour que l’humain se concentre sur les activités à plus forte valeur ajoutée.

Plus précisément, le RPA va permettre de reproduire, et de rejouer facilement des opérations de type ‘clics de souris’ ou saisie de textes dans différents applicatifs ou sites web. Le RPA permet d’extraire du contenu de documents, PDF, emails et formulaires. Il est également possible de déplacer des fichiers et des dossiers. Cette technologie d’automatisation permet également d’interfacer différents applicatifs, voir les interconnecter à des bases de données.

Dans quels domaines utilise-t-on le RPA ? Le RPA peut s’appliquer à tous les domaines de l’entreprise, à savoir Finance, Ressources Humaines, Marketing, Vente, Legal… et sur des process très variés. Quelques exemples : le RPA peut automatiser le contrôle de TVA intracommunautaire pour la déclaration d’un nouveau fournisseur. Il peut également accélérer l’onboarding d’un nouveau collaborateur en récupérant et traitant l’ensemble de ses documents, formations etc… Le RPA peut également permettre de scraper des données de sites web pour faire des études de marché. Il peut aussi générer des contrats automatiquement, saisir des comptes rendus d’activités… Les possibilités sont infinies.

Y a-t-il des secteurs prédisposés au RPA ? Là également, tous les secteurs peuvent bénéficier du RPA. Le secteur financier a peut-être une longueur d’avance. A ce jour, chez DataPy, nous intervenons dans les secteurs des Télécoms (plus de 200 robots développés), de l’Aerospace, de la Finance et de l’Agroalimentaire.

Figure 1: interface de développement UiPath (appelée Studio

Techniquement, il suffit d’installer un logiciel sur un PC utilisateur, et de configurer ce logiciel pour qu’il reproduise l’enchainement des actions attendues pour qu’il reproduise le processus attendu.

Approche opérationnelle ou stratégique ?

Les apports de cette technologie sont multiples : gain de temps et réduction des coûts sont souvent les bénéfices les plus évidents. Dans une seconde mesure, cela permettra aussi de gagner en qualité (éviter les erreurs humaines), réduire des risques, améliorer la satisfaction client et aussi améliorer la satisfaction des employés. Le confort de travail est accru, les salariés peuvent se focaliser sur des taches plus intéressantes et à plus forte valeur ajoutée.

Ces bénéfices adressent des process unitaires. Ils sont donc très opérationnels.

On peut aussi voir le RPA de manière plus stratégique : la pandémie a accru le besoin des entreprises de devenir résiliantes par rapport à l’imprévisible. Aucune prévision de risque n’avait anticipé ce que nous avons vécu. Les entreprises ont dû s’adapter comme elles ont pu, et souvent dans la douleur. Le RPA peut être vu comme une solution pour rendre les process plus souples, plus agiles. En effet, un robot RPA se développe en quelques semaines. Fini l’effet tunnel et les développements de plusieurs mois. Enfin, le RPA est totalement réversible par rapport aux postes clients ou à votre infrastructure IT. Inutile de modifier des API pour faire communiquer des applications entre elles, le RPA permet ces interconnections sans toucher la moindre ligne de code de vos applications métiers.

Comment se décider à adopter cette technologie ou pas ?

On peut souvent commencer par une analyse opérationnelle, puis la compléter par une vision plus stratégique.

D’un point de vue opérationnel, commençons par un cas simple et qualifions l’éligibilité technique du process. Est-ce que le process est suffisamment systématique et répétitif pour être automatisé ? Est-il suffisamment clair dans l’esprit des utilisateurs pour être formalisé ? Est-ce que les entrées de ce process sont suffisamment structurées pour permettre un traitement automatique ?

Une fois le process qualifié techniquement, il est d’usage d’évaluer un ROI potentiel. Les facteurs favorisant un ROI seront :

Avoir un nombre important d’utilisateurs,
Avoir des tâches unitaires chronophages,
Que ces tâches soient répétées fréquemment.

Le coût de conception dépendra de la complexité du process. Il faudra compter quelques semaines pour un process simple.

Le ‘ticket d’entrée’ d’un point de vue licence sera de quelques kilos euros.

Les 1ers process sont donc souvent amortis en un an ou moins. Nous avons des clients qui rentabilisent leur investissement en quelques mois.

Figure 2: Exemple de modèle économique du RPA

Au-delà de cette analyse de ROI, il y aura aussi des éléments business quantitatifs complémentaires, comme éviter des dépenses supplémentaires, gagner des revenus supplémentaires en détectant des erreurs …

Enfin, des éléments qualitatifs complémentaires pourront augmenter l’attractivité du business case. Le temps gagné pourra être réutilisé à des tâches davantage créatrices de valeur, en lien avec votre métier.

Nous venons de voir l’analyse pour un process. Les gains se démultiplient quand on commence à déployer la technologie plus largement. Un même robot (ie. une instance sur un PC utilisateur) peut accueillir plusieurs process. Dans ce cas, le coût de la licence est partagé entre les différents process du même robot.

Il est également une bonne pratique de challenger les différents process éligibles entre eux en faisant une matrice ‘bénéfices’ vs ‘complexité’ pour tout d’abord se concentrer sur les process simples à mettre en œuvre, et qui apporteront des bénéfices le plus rapidement.

Figure 3: Exemple d’étude de priorisation de processus – Bénéfices vs Complexité

Viendront ensuite les améliorations incontournables les ‘Must-do improvements’, une fois les premiers succès confirmés.

Cette approche pluri-process permet d’initialiser une démarche plus globale d’adoption de l’automatisation, et c’est là qu’on comme à avoir une approche plus stratégique.

Un cas concret : comment digitaliser la génération d’un contrat de vente d’un avion?

Jean-Philippe Diez, Directeur des négociations de contrats de vente d’avions au sein d’ATR, constructeur numéro un mondial d’avions régionaux, témoigne : « Dans le cadre de sa transformation digitale, ATR s’intéresse à toutes les technologies qui peuvent permettre à nos équipes de se concentrer sur l’essentiel : offrir à nos clients la réponse la mieux adaptée à leurs besoins.

Rédiger des offres de vente d’avions implique d’effectuer de nombreuses tâches indispensables, dont certaines s’avèrent chronophages et à faible valeur ajoutée. J’ai fait part de cette problématique à DataPy, qui a proposé d’étudier l’automatisation de la génération des nouvelles offres de vente. A la suite d’un atelier de deux heures où nous avons expliqué en détail notre processus, l’équipe de DataPy a confirmé son éligibilité à l’automatisation grâce à la technologie RPA. Ils ont également évalué la complexité du processus et estimé en séance un retour sur investissement atteignable en quelques mois.

Avec le soutien du Directeur en charge de la transformation digitale d’ATR et de son équipe, nous avons convaincu la direction d’ATR de mettre à profit le premier confinement pour lancer avec DataPy un projet pilote. DataPy a impliqué l’équipe des négociateurs tout au long du projet afin d’améliorer la solution grâce à nos retours, de nous former à l’utilisation du robot et ainsi de susciter notre adhésion à ce nouvel outil.

Le robot est maintenant en production et toute l’équipe est ravie de s’en servir. Les gains directs sont au rendez-vous, tant en termes de temps gagné que de fiabilité des tâches accomplies par le robot. Nous pouvons désormais nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme le développement de solutions sur mesure pour nos clients. La qualité de notre relation avec chacun d’entre eux s’en trouve renforcée, un atout inestimable en ces temps inédits.

Aujourd’hui nous présentons les résultats positifs de ce pilote dans toutes les fonctions de l’entreprise afin que chacun s’approprie le sujet et puisse également se libérer du temps, que ce soit pour travailler différemment ou tout simplement pour améliorer son équilibre vie professionnelle/vie privée.»

Pourquoi le RPA devient un axe stratégique ?

Au-delà des gains opérationnels qu’apporte le RPA, au-delà de l’agilité qu’il permet grâce à la rapidité de sa mise en œuvre et sa réversibilité, le RPA permet de développer une culture de l’efficacité.

Bill Gates avait créé le PC avec la vision d’un ordinateur personnel, un ordinateur par personne. Daniel Dines, cofondateur d’UiPath, éditeur leader du marché RPA a une vision proche pour le RPA, qu’il appelle Assistant Personnels. Il rêve d’un monde où chaque personne aurait son assistant personnel qui automatiserait ses tâches les plus systématiques pour qu’il se concentre sur ses tâches à plus haute valeur ajoutée. Cette vision devient réalité et nous fait poser la question suivante : « parmi les tâches que nous faisons, quelles sont-elles que nous pourrions faire faire à un robot ? ». Cela pose la question de notre valeur ajoutée en tant qu’humain dans les entreprises. Les tâches automatisable sont à la fois pléthore, mais il y a tant besoin d’humain. Le RPA est donc une occasion pour que chacun se pose la question de sa propre valeur ajoutée au sein de l’entreprise, et fasse évoluer son apport à l’entreprise. J’y vois donc une opportunité de cultiver le sens du progrès, du développement des compétences, et c’est tout aussi important que l’amélioration de l’efficacité.

Alors, êtes-vous prêts à vous lancer dans l’automatisation avec du RPA ?